Privacybeleid Tubus System
1. Inleiding
Tubus System B.V. met bedrijfsregistratienummer [50110713] ("Tubus System") is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals uiteengezet in dit beleid. Alle verwijzingen in dit privacybeleid naar "wij", "ons" of "onze" zijn verwijzingen naar Tubus System. Onze contactgegevens vindt u aan het einde van dit privacybeleid. Wij respecteren uw privacy en zetten ons in om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
2. Bereik van privacybeleid
Dit privacybeleid is bedoeld om u te informeren over hoe, waarom en wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, in overeenstemming met waar u recht op hebt volgens artikel 12-14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG"). Om informatiemoeheid zoveel mogelijk te beperken, hebben wij de informatie beperkt tot de verwerking van persoonsgegevens die de grootste impact op u heeft, het minst voor de hand ligt of het vaakst wordt uitgevoerd. Mocht u vragen hebben of meer willen weten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. U vindt onze contactgegevens aan het einde van dit privacybeleid.
Voor meer informatie over hoe wij cookies gebruiken, verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.
Om u te helpen relevante informatie te vinden over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, hebben wij de informatie ondergebracht in rubrieken die onze verschillende relaties met u weerspiegelen. Dit privacybeleid bevat informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken van de volgende categorieën personen:
- Websitebezoeker
- Contactpersoon van de potentiële klant
- Contactpersoon van de klant
- Appartementeigenaar
- Wervingskandidaten
- Contactpersoon van de leverancier
- Werknemer van onderaannemer
Indien u zich niet herkent in één van de bovenstaande categorieën, maar redenen hebt om aan te nemen dat wij toch uw persoonsgegevens verwerken, bent u van harte welkom om contact met ons op te nemen, en wij zullen u helpen.
Hieronder lichten wij de soorten persoonsgegevens toe die wij verwerken, het doel van elke verwerking en de rechtsgrondslag waarop wij onze verwerking baseren. Het is belangrijk te begrijpen dat de volgende informatie geen uitputtende beschrijving is, maar een samenvatting van de verwerking waarin u volgens ons het meest geïnteresseerd bent.
3. Hoe verwerken wij persoonsgegevens?
Websitebezoeker
Wanneer u onze website bezoekt, hebt u de mogelijkheid om toestemming te geven voor het opslaan van cookies op uw apparaat, waardoor wij informatie kunnen verzamelen en analyseren (wat wij op geaggregeerd niveau doen), om onze website te ontwikkelen en te verbeteren.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Onze website beheren, statistieken opstellen en analyses uitvoeren |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Toestemming. Tubus System vraagt toestemming voor de verwerking van cookies, behalve voor de cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. |
||
|
Bewaartermijn: Elk cookie heeft een vooraf bepaalde levensduur, afhankelijk van de functie en het doel ervan. U kunt alle informatie vinden in ons Cookiebeleid. |
Contactpersoon van de potentiële klant
Wanneer u contact met ons opneemt of op een andere manier interesse heeft getoond in onze diensten, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw vragen te beantwoorden en om onze diensten aan te bieden. Uw persoonsgegevens kunnen rechtstreeks bij u worden verzameld tijdens een bijeenkomst, op een beurs of als u een formulier op onze website hebt ingevuld. Bovendien zouden wij uw contactgegevens uit andere bronnen kunnen hebben verzameld indien wij van oordeel waren dat onze diensten relevant zijn voor u in uw professionele rol.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Onze diensten op de markt brengen |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het vermarkten van haar diensten aan mensen in functies waarin er behoefte kan zijn aan wat wij te bieden hebben en waarin overwogen risico's voor de persoon niet geacht zijn dit belang te overrulen. |
||
|
Bewaartermijn: Tubus System zal de persoonsgegevens voor marketingdoeleinden verwerken totdat u verdere communicatie van ons weigert. |
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Vragen beantwoorden, vergaderingen boeken en de follow-up na een vergadering en offertes maken |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft er een legitiem belang bij om uw vragen via verschillende kanalen te beantwoorden. Dit komt overeen met uw verwachte belangstelling om van ons antwoorden te krijgen op vragen over onze en uw organisatie. |
||
|
Bewaartermijn: Tubus System zal de persoonsgegevens voor het bovenstaande doel verwerken gedurende de tijd dat wij een actieve dialoog hebben, vanaf de laatste datum van contact tot één jaar daarna. De gegevens kunnen verder worden verwerkt, indien wij zaken doen, aangezien wij een blijvend rechtmatig belang hebben om bepaalde informatie te bewaren die relevant is voor de contractuele relatie tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt. |
Contactpersoon van de klant
Indien wij een overeenkomst sluiten met de organisatie die u vertegenwoordigt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om ervoor te zorgen dat wij u de best mogelijke service kunnen leveren, uw vragen kunnen beantwoorden, onze diensten kunnen verlenen, garantieverplichtingen kunnen nakomen en nakomen, uw organisatie kunnen factureren en onze klantrelatie kunnen verzorgen en in sommige gevallen toestemming kunnen vragen om u als referentie te gebruiken. Wij hebben de informatie van u of een van uw collega's verzameld.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Prestaties van klantenservice |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het afhandelen van klantenservicekwesties door te reageren op vragen en standpunten van haar klanten en deze te onderzoeken. |
||
|
Bewaartermijn: Tot de klantenservicekwestie is opgelost, of langer wanneer dat nodig is om juridische claims in verband met de uitvoering van onze diensten te verdedigen en/of vast te stellen. |
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Onze diensten op de markt brengen |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het op de markt brengen van haar diensten aan u, die een van onze klanten vertegenwoordigt, en waar de privacyrisico's voor u niet geacht worden zwaarder te wegen dan dit belang. |
||
|
Bewaartermijn: Tubus System zal de persoonsgegevens voor marketingdoeleinden verwerken totdat u verdere communicatie van ons weigert. |
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Facturatie van onze dienst |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting. De factuur die wij aan onze klant uitreiken, vormt een verificatie, die wij wettelijk verplicht zijn zeven jaar te bewaren. |
||
|
Bewaartermijn: De gegevens op de factuur worden bewaard gedurende 7 jaar na het boekjaar waarin de factuur is uitgereikt. |
Appartementeigenaar
Als u eigenaar bent van een appartement bij een van onze klanten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om onze diensten uit te voeren.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Prestaties van onze dienst |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het uitvoeren van de door onze klanten bestelde diensten. |
||
|
Bewaartermijn: Wij verwerken uw persoonsgegevens gedurende de tijd dat wij een klantrelatie met onze klant hebben en één jaar daarna, of langer indien dit noodzakelijk is ter verdediging en/of vaststelling van rechtsvorderingen in verband met de uitvoering van de diensten. |
Wervingskandidaten
Als u bij ons hebt gesolliciteerd naar een geadverteerde functie, verwerken wij uw persoonsgegevens om u als kandidaat te evalueren.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Werving van nieuwe werknemers |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het verwerken van persoonsgegevens over degene die interesse heeft getoond in een bij ons gepubliceerde vacature. |
||
|
Bewaartermijn: Tubus System zal de informatie verwerken totdat de vacature is vervuld, hetgeen gewoonlijk maximaal 6 maanden duurt, of zolang als nodig is om juridische claims in verband met de aanwerving te verdedigen en/of vast te stellen, met een maximum van 2 jaar. |
Contactpersoon van de leverancier
Indien u werkt als contactpersoon voor een van onze leveranciers, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor het plaatsen en opvolgen van bestellingen.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Aankopen beheren |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Legitiem belang. Tubus System heeft een legitiem belang bij het beheer van bestellingen van goederen en diensten. |
||
|
Bewaartermijn: De persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang de organisatie die u vertegenwoordigt, leverancier van ons is. |
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Beheer van transacties en boekhouding |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting. De factuur die wij van onze Leveranciers ontvangen, vormt een verificatie, die wij wettelijk verplicht zijn zeven jaar te bewaren. |
||
|
Bewaartermijn: De gegevens op de factuur worden bewaard gedurende na het boekjaar waarin de factuur is uitgereikt. |
Werknemer van onderaannemer
Indien u in dienst bent van een van de bedrijven die wij als onderaannemer inhuren bij de uitvoering van onze klantopdrachten, moeten wij mogelijk persoonlijke informatie over u verwerken om aan wettelijke vereisten te voldoen.
|
Doel |
Verwerkingsactiviteiten |
Categorieën van persoonsgegevens |
|
Beheer van het personeelsregister |
|
|
|
Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting. Volgens hoofdstuk 39 § 11a van de Zweedse wet op de belastingvordering (sw: Skatteförfarandelagen (SFS 2011:1244)) en hoofdstuk 9 § 5 van de Zweedse verordening inzake belastingproducenten (sw: Skatteförfarandeförordningen (SFS 2011:1261)) is Tubus System verplicht om op elke bouwplaats een elektronisch personeelsregister bij te houden. |
||
|
Bewaartermijn: De informatie moet worden bewaard tot twee jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het op de onderneming toepasselijke belastingjaar is verstreken. |
4. Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?
Externe leveranciers en systemen zijn een natuurlijk onderdeel van en een belangrijke ondersteuning voor onze activiteiten. Wij kunnen uw persoonsgegevens in het kader van de hierboven beschreven verwerking delen met de volgende ontvangers:
(a) Leveranciers van analytische instrumenten voor onze website, en
(b) IT- en systeemleveranciers.
Leveranciers verwerken vervolgens uw persoonsgegevens in opdracht en onder beheer van ons, waarvan de voorwaarden en beperkingen worden geregeld en beveiligd door middel van gegevensverwerkingsovereenkomsten. Door middel van deze overeenkomsten eisen wij dat de leveranciers ten minste aan dezelfde strenge eisen voldoen die wij onszelf opleggen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.
5. Dragen we uw persoonlijke gegevens over buiten de EU/EER?
Tubus System kan uw persoonsgegevens doorgeven aan leveranciers waarbij dit betekent dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in landen buiten de EU / EER. Een dergelijke verwerking kan een bijzonder risico inhouden, aangezien een verstrekker in het land waar de persoonsgegevens worden verwerkt, mogelijk niet de bescherming geniet die de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming biedt. Er zijn dan ook speciale eisen voor de wijze waarop een dergelijke overdracht mag plaatsvinden en Tubus System controleert haar leveranciers en zorgt ervoor dat er beschermende maatregelen worden genomen.
Indien de Europese Commissie niet heeft besloten dat een land waarnaar uw persoonsgegevens worden doorgegeven, voldoet aan het zogeheten passend beschermingsniveau (gelijkwaardig beschermingsniveau als binnen de EU/EER), wat het geval is voor de onderaannemers die wij in de VS hebben, hebt u recht op een beschrijving van de veiligheidsmaatregelen die worden genomen en de rechtsgrondslag waarop wij de doorgifte baseren om te waarborgen dat de doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Neem contact met ons op door een schriftelijk verzoek te sturen naar de contactgegevens die aan het einde van dit privacybeleid staan vermeld voor informatie over de vraag of wij uw persoonsgegevens hebben doorgegeven aan een land buiten de EU/EER, aan welke landen wij uw persoonsgegevens hebben doorgegeven en welke beveiligingsmaatregelen er zijn genomen voor de doorgifte.
6. Welke rechten hebt u?
Hieronder vindt u een overzicht van de rechten die u hebt op grond van de AVG. Het staat u vrij deze rechten uit te oefenen en u kunt dit doen door contact met ons op te nemen, zie onze contactinformatie aan het eind van dit privacybeleid. Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen hebt over uw rechten.
Tubus System zal altijd uw identiteit controleren om er zeker van te zijn dat informatie over u aan u wordt verstrekt en niet aan iemand anders.
Niet alle hieronder vermelde rechten zijn absoluut. Er zijn uitzonderingen en wij hebben getracht die zo goed mogelijk te beschrijven. Als niet volledig aan uw verzoek kan worden voldaan, zullen wij u duidelijk laten weten waarom.
(a) Recht op toegang. U heeft het recht om op uw verzoek een bevestiging te ontvangen of Tubus System uw persoonsgegevens verwerkt, en als dat het geval is heeft u het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen, alsmede om aanvullende informatie te verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Tubus System.
(b) Recht op rectificatie. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te laten corrigeren en/of aan te vullen als deze onjuist en/of onvolledig zijn.
(c) Recht op het wissen van gegevens. In sommige gevallen heeft u het recht Tubus System te verzoeken uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen. In de volgende situaties is het mogelijk dat wij geheel of gedeeltelijk aan een dergelijk verzoek voldoen:
- de persoonlijke gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- u trekt uw toestemming in voor een verwerkingsactiviteit en er is geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking;
- u maakt een geldig bezwaar tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens;
- de persoonlijke gegevens zijn onrechtmatig verwerkt; of
- de persoonlijke gegevens moeten worden gewist voor naleving van een wettelijke verplichting.
(d) Recht om de verwerking te beperken. U hebt het recht om te verzoeken dat Tubus System uw persoonlijke gegevens zonder onnodige vertraging verwijdert onder de volgende omstandigheden:
- de juistheid van de persoonlijke gegevens wordt onderzocht;
- de verwerking is onrechtmatig of is niet langer nodig voor het doel van de verwerking, maar u verzet zich tegen de uitwissing van persoonlijke gegevens en verzoekt in plaats daarvan beperking van de verwerking;
- Tubus System heeft uw gegevens niet langer nodig maar u hebt de persoonlijke gegevens nodig voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen; of
- u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens en dat bezwaar wordt gecontroleerd.
(e) Recht op gegevensoverdraagbaarheid. Indien de persoonsgegevens van u worden ontvangen, onze verwerking is gebaseerd op uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst, en de informatie digitaal wordt verwerkt, hebt u het recht deze persoonsgegevens van ons te ontvangen in een machineleesbaar formaat en de gegevens door te geven aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke.
(f) Algemeen recht op bezwaar. U hebt het algemene recht, om te allen tijde, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens die gebaseerd zijn op de legitiem belangen van Tubus System. Als u bezwaar , maakt, moeten wij aantonen dat wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor een dergelijke verwerking of dat we de persoonlijke gegevens nodig hebben voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Zo niet, dan zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel verwerken.
(g) Recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. U hebt het recht om, te allen tijde, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor direct marketingdoeleinden. Als u dit doet, mag Tubus System uw persoonsgegevens niet langer verwerken voor dergelijke doeleinden.
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit over de verwerking van uw persoonsgegevens door Tubus System. De toezichthoudende autoriteit in Nederland is Autoriteit Persoonsgegevens, hun contactgegevens vindt u hier.
7. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
U kunt contact met ons opnemen via de volgende communicatiekanalen:
Tubus System BV
Ambachtstraat 1
2751 GP Moerkapelle
Telefoonnummer: 079 361 8489
E-mail: info@tubussystem.nl
8. Versiegeschiedenis
Van tijd tot tijd kan het nodig zijn de informatie in ons privacybeleid bij te werken. U kunt de laatste versie vinden op onze website.
Huidige versie 2022:01.
***
Bedankt dat u de tijd hebt genomen om onze informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door te lezen!